Política de tratamiento de datos personales

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

REVISIÓN No.	FECHA REVISION	DETALLE DE LA REVISION
00	Marzo 05 de 2020	Creación del Documento
01	Octubre 11 de 2023	Se actualizó con base en la ley 2300 de 2023.
02	Marzo 1 de 2024	Se actualiza Autorización tratamiento de datos

INTRODUCCION

CALMA AGENCIA DE SEGUROS con domicilio en la ciudad de Bogotá, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de sus clientes, da cumplimiento a los requisitos establecidos por la Ley 1581 de 2012,  el Decreto 1377 de 2013, Ley 2300 de 2023 y demás normas aplicables.

 

Los datos principales de CALMA AGENCIA DE SEGUROS. son los siguientes:

 

Domicilio principal: Calle 93 A No 11-36 Piso 3.

Correo electrónico: servicioalcliente@calma.com.co

Línea de atención al cliente Bogotá: + 57 1 7452698

 

 

 

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES

 

 

ARTICULO 1. LEGISLACION APLICABLE.

 

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución  Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

 

Ley 2300 de 2023 que busca proteger el derecho a la intimidad de los consumidores y regular la cantidad de mensajes publicitarios, canales y horarios en los que las personas pueden ser contactadas para realizar gestión de cobro o recibir información de carácter comercial.

 

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACION.

 

Este manual se aplica al tratamiento de datos de carácter personal y sensible que CALMA AGENCIA DE SEGUROS recoja en la gestión constante de sus negocios y que deban ser tratados por este.

 

ARTICULO 3. BASES DE DATOS.

 

Las políticas y procedimientos y contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja CALMA AGENCIA DE SEGUROS y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, cuyo periodo de vigencia se contara desde la fecha de la autorización y hasta el término que resulte necesario razonable, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento.

 

ARTICULO 4. OBJETO.

 

Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos de los titulares de la información.

 

De la misma forma dar cumplimiento a la Ley 2300 de 2023 que nos obliga a contar con autorización de los canales autorizados por las partes para la gestión comercial y de cobranzas, horarios de contacto para dichas gestiones excepciones, entre otros.

 

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CALMA AGENCIA DE SEGUROS, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la Ley.

 

ARTICULO 5. DEFINICIONES.

 

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y deacuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y Ley 2300 se entiende por:

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

1. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima sólo es relevante para el titular.

 

1. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientaciónpolítica, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechoshumanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de lospartidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio conotros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio conotros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

 

1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

 

ARTICULO 6. PRINCIPIOS.

 

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por CALMA AGENCIA DE SEGUROS en los procesos de acopio, uso y tratamiento de los datos personales.

 

1. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por CALMA AGENCIA DE SEGUROS debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

1. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso einformado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la previaautorización del Titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

1. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CALMA AGENCIA DE SEGUROS en cualquier momento y sin restricciones, informaciónacerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

1. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, nopodrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

1. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de CALMA AGENCIA DE SEGUROS, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de laslabores que comprende el Tratamiento.

 

 

CAPITULO II AUTORIZACION

 

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.

 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CALMA AGENCIA DE SEGUROS requiere del consentimiento libre, previo e informado y expreso del Titular de estos. CALMA AGENCIA DE SEGUROS, en su condición de responsable y encargado del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización, al igual que la autorización de los canales de contacto para la gestión comercial y de cobranza. Esta autorización queda explicita en los formularios de conocimiento del cliente o a través del link que se disponga para tal fin.

 

 

ARTICULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados por CALMA AGENCIA DE SEGUROS. La autorización del Titular es un requisito fundamental para que CALMA AGENCIA DE SEGUROS inicie cualquier clase de actividad comercial con el Titular. Por lo anterior, previo al uso de datos personales de los Titulares, CALMA AGENCIA DE SEGUROS deberá contar con las autorizaciones respectivas de los mismos, de conformidad con lo que establece la ley 1581 de 2012 y 2300 de 2023.

 

 

ARTÍCULO 9.  CONTENIDO DE LA AUTORIZACIÓN.

 

 

Para efectos de la presente autorización, entiéndase como CALMA AGENCIA DE SEGUROS, y/o cualquier sociedad controlada, directa o indirectamente por la misma o con la cual CALMA AGENCIA DE SEGUROS  tenga un contrato o una relación para el tratamiento de datos personales.

Declaro expresamente:

1. Que para efectos de acceder a la prestación de servicios por parte de CALMA AGENCIA DE SEGUROS., suministro mis datos personales para todos los fines precontractuales y contractuales que comprende la actividad económica de la misma
2. Que autorizo de manera permanente e irrevocable a CALMA AGENCIA DE SEGUROS. o a quien represente sus intereses, para que con fines estadísticos, comerciales y de información procese, actualice, consulte, almacene, transfiera y reporte a las centrales de datos que considere necesario o a cualquier otra entidad, la información derivada del contrato futuro o la que resulte de todas las operaciones que directa o indirectamente se hayan realizado con CALMA AGENCIA DE SEGUROS o se realicen en el futuro, así como novedades, referencias, manejo y demás servicios que surjan de una propuesta o contrato, que declaro conocer y aceptar en todas sus partes. Certifico que toda la información suministrada y de la cual sea o no titular, ha sido obtenida de acuerdo con los parámetros establecidos legalmente.

III. Que he sido informado que las condiciones de la autorización entregada a CALMA AGENCIA DE SEGUROS se encuentran publicadas en el Manual de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales el cual puedo solicitar para mis fines pertinentes y que pueden ser consultadas constantemente.

1. Que CALMA AGENCIA DE SEGUROS me ha informado, de manera expresa:
2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Mis datos personales serán tratados por CALMA AGENCIA DE SEGUROS., para las siguientes finalidades: i) El trámite de mi solicitud de vinculación como consumidor financiero, deudor, contraparte contractual y/o proveedor ii) El proceso de negociación de contratos con CALMA AGENCIA DE SEGUROS, o con su intermediación, incluyendo la determinación de primas y la selección de riesgos. iii) La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebre. iv) El control y la prevención del fraude. v) La liquidación y pago de siniestros. vi) Todo lo que involucre la gestión integral del seguro contratado. vii) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral viii) La elaboración de estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora. ix) Envío de información relativa a la educación financiera, encuestas de satisfacción de clientes y ofertas comerciales de seguros, así como de otros servicios o labores inherentes a la actividad aseguradora y de intermediación. x) Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por CALMA AGENCIA DE SEGUROS ., xi) Envío de información de posibles sujetos de tributación en los Estados Unidos al Internal Revenue Service (IRS) y/o a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), en los términos del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), ) o las normas que lo modifiquen y las reglamentaciones aplicables, xii) Intercambio o remisión de información en virtud de tratados y acuerdos internacionales e intergubernamentales suscritos por Colombia, xiii) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo. xiv)  Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento y reporte de información a las Centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero y comercial.
3. PERTINENCIA DEL TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento podrá ser realizado directamente por las citadas sociedades o por lo encargados del tratamiento que ellas consideren necesarios.
4. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN: Que los datos podrán ser compartidos, transmitidos, entregados, transferidos o divulgados para las finalidades mencionadas, a: i) Las personas jurídicas que tienen la calidad de filiales, subsidiarias o vinculadas de CALMA AGENCIA DE SEGUROS. ii) Los operadores o prestadores de servicios necesarios para el cumplimiento de derechos y obligaciones derivados  de  los  contratos  celebrados  con CALMA AGENCIA DE SEGUROS . o intermediados por éste, tales como:  ajustadores, call  centers, investigadores, compañías de asistencia, abogados externos, entre otros. iii) Las personas o empresas que intervengan en el proceso de celebración, ejecución y terminación del contrato de seguro. iv) Las personas con las cuales CALMA AGENCIA DE SEGUROS. adelante gestiones para efectos de celebrar contratos. v) FASECOLDA, INVERFAS S.A. y el INIF, personas jurídicas que administran bases de datos para efectos de prevención y control de fraudes, la selección de riesgos, y control de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral, así como la elaboración de estudios, propuestas y similares.
5. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN A TERCEROS PAÍSES: Que en ciertas situaciones es necesario realizar transferencias  internacionales  de mis datos para cumplir las finalidades del tratamiento.
6. DATOS SENSIBLES: Que son facultativas las respuestas a las preguntas que me han hecho o me harán sobre datos personales sensibles, de conformidad con la definición legal vigente. En consecuencia, no he sido obligado a responderlas, por lo que autorizo expresamente para que se lleve a cabo el tratamiento de mis datos sensibles, en especial, los relativos a la salud y a los datos biométricos.
7. DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES: Que son facultativas las respuestas a las preguntas sobre datos de niñas, niños y adolescentes. En consecuencia,  no he sido obligado a responderlas.
8. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Que como titular de la información, me asisten los derechos previstos en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. En especial, me asiste el derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar y suspender las informaciones que se hayan recogido sobre mí.
9. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Que el Responsable del tratamiento de la información es CALMA AGENCIA DE SEGUROS., cuyos datos de contacto se incluyeron en el Manual de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales. En todo caso, los encargados del Tratamiento de los datos que se compartan transfieran, transmitan, entreguen o divulguen, en desarrollo de lo previsto en el literal v) del numeral 3 anterior, serán:

a). FASECOLDA: Dirección: Cr. 7 No. 26  – 20 Pisos 11 y 12, email: fasecolda@fasecolda.com Tel. 3443080 – Bogotá D.C.

b). INVERFAS S.A.: Dirección: Cr. 7 No. 26  – 20 Piso 11, email: inverfas@fasecolda.com Tel. 3443080 – Bogotá D.C.

c). INIF-Instituto Nacional de Investigación y Prevención Fraude al Seguro: Dirección: Cr. 13 No. 37-43 Piso 8, email: directoroperativo@inif.com.co Tel. 2320105 Bogotá D.C.

«8. CANALES DE CONTACTO DE CONTACTO PARA GESTIONES DE COBRO Y COMERCIALES: De conformidad con la Ley 2300 de 2023, mediante la cual se protege el derecho a la intimidad de los consumidores, autorizo el contacto a través de los siguientes canales:  Lo invitamos a seleccionar los canales de contacto de preferencia: Llamada Telefónica, Correo Electrónico, Mensaje de Texto, Mensajería Física, Mensajería por aplicaciones o web (WhatsApp – App) entre otros. De la misma forma autorizo recibir información comercial de interés y promocional a través de los canales citados.

 

1. AUTORIZACIÓN: De manera expresa, AUTORIZÓ el Tratamiento de los datos personales incluidos los sensibles y autorizo, de ser necesario, la transferencia nacional e internacional de los mismos, canales de contacto para gestión de cobro y comerciales por las personas, para las finalidades y en los términos que me fueron informados en este documento.

 

ARTICULO 10. PRUEBA DE AUTORIZACION.

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS. adoptará las medidas necesarias para mantener y conservar registros técnicos o tecnológicos idóneos de cuando y como se obtuvo la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

 

ARTICULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD.

 

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de sus datos personales. Por medio de este documento se informa al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables,  la forma de acceder a las mismas de manera oportuna y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

 

 

ARTICULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo Tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, CALMA AGENCIA DE SEGUROS. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

 

 

CAPITULO III. DERECHOS Y DEBERES

 

ARTICULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y Ley 2300 de 2023, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CALMA AGENCIA DE SEGUROS.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CALMA AGENCIA DE SEGUROS. en su condición de Responsable del Tratamiento de los datos.
3. Ser informado por CALMA AGENCIA DE SEGUROS., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CALMA AGENCIA DE SEGUROS.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Autorizar los canales de contacto para gestión comercial y de cobranza.

ARTICULO 14. DEBERES DE CALMA AGENCIA DE SEGUROS EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

CALMA AGENCIA DE SEGUROS tendrán presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra autorizado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y Ley 2300 de 2023 sobre protección de datos personales.

 

De conformidad  con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y Ley 2300 de 2023 CALMA AGENCIA DE SEGUROS,  se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente, esto en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 201, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
5. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
6. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Sólo podrán contactar a los consumidores mediante los canales que estos autoricen para tal efecto.
11. Las prácticas de cobranza deberán realizarse de manera respetuosa y sin afectar la intimidad personal ni familiar del consumidor, dentro del horario de lunes a viernes y de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm, excluyendo cualquier tipo de contacto con el consumidor los domingos y días festivos.
12. Parágrafo. En caso de que el consumidor requiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos en el presente artículo, deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el consumidor y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción del mismo.
13. En ningún caso, Calma si gestiona cobranza de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación incluyendo a las personas naturales; podrán contactar a las referencias personales o de otra índole. Al avalista, codeudor o deudor solidario se le contactará en la misma condición que establece la presente ley.

Nota Lo dispuesto en este numeral se aplicará en los mismos términos a las relaciones comerciales entre los productores y proveedores de bienes y servicios privados o públicos y el consumidor comercial frente al envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario.

1. Cuando se realice una transacción comercial de. bienes o servicios, o se ingrese a un edificio o local, no podrá obligarse al consumidor a aceptar recibir mensajes comerciales de ninguna índole, salvo aquellos asuntos estrictamente relacionados con el ·bien o servicio adquirido. Cuando se trate .de promociones para alimentar bases de datos, el consumidor deberá saberlo y aceptarlo de manera explícita. El emisor del mensaje deberá habilitar y disponer de un mecanismo ágil, sencillo y eficiente para cancelar en cualquier momento la recepción de mensajes y correos, siempre y cuando no exista el deber contractual de permanecer en la respectiva base de datos de cobro.
2. Parágrafo 3. En todo caso el envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones o web, correos electrónicos y que realicen Llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, solo podrán hacerlo por dentro de los horarios establecidos en el numeral “k”.
3. Calma se abstendrá de adelantar gestiones de cobranza mediante visitas al domicilio o lugar de trabajo del consumidor financiero o de servicios.

NOTA:  Lo previsto en el presente numeral, no será aplicable siempre y cuando exista autorización expresa del consumidor.

Lo previsto en el numeral “p”, no será aplicable cuando Calma en su gestión de cobranza, no cuente con información actualizada de los canales autorizados y que los operadores de telefonía y empresas de mensajería físico o electrónico reporten imposibilidad de contactar o entregar los mensajes 01 consumidor destinatario, todo lo cual deberá constar en el registro respectivo.

1. Calma cuando adelante gestiones de cobranza deberá abstenerse de consultar al consumidor financiero el motivo del incumplimiento de la obligación.
2. Se exceptúan de los medidos anteriores los contactos que tengan como finalidad informar al consumidor sobre confirmación oportuno de las operaciones monetarias realizadas, sobre ahorros voluntarios y cesantías, enviar información solicitada por el consumidor o generar alertas sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas.

 

CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACION

 

ARTICULO 15. CONSULTAS.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos.  CALMA AGENCIA DE SEGUROS  garantiza el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento por parte de CALMA AGENCIA DE SEGUROS, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho Tratamiento. De esta manera CALMA AGENCIA DE SEGUROS debe garantizar al Titular el derecho de acceso a través de los siguientes canales:

 

1. Mediante petición escrita en forma de derecho de petición el cual deberá dirigirse a Servicio al Cliente de CALMA AGENCIA DE SEGUROS servicioalcliente@calma.com.co

 

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho  término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

ARTICULO 16. RECLAMOS.

 

De conformidad con el establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012 y Ley 2300, podrán presentar un reclamo ante CALMA AGENCIA DE SEGUROS mediante los canales señalados en el Artículo anterior, el cual será tramitado siempre que la reclamación reúna los siguientes requisitos:

 

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular informando lo siguiente:
   • Número de identificación del Titular.
   • Descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo.
   • Dirección para responder
   • Documentos que se requieran para hacer valer la reclamación.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

ARTICULO 17. IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

 

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular, sus causahabientes o su representante (presentando poder en original) podrán solicitar a CALMA AGENCIA DE SEGUROS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, mediante los canales establecidos anteriormente, informando lo siguiente:

 

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

 

1. Los documentos que acrediten la identidad o la representación legal del representante del Titular.

 

1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de sus derechos.

 

1. Se debe indicar las correcciones a realizar por CALMA AGENCIA DE SEGUROS.

 

Parágrafo Primero: En los eventos en que un interesado ajeno al Titular solicite rectificar la información y no acredite en que calidad está presentando la solicitud, CALMA AGENCIA DE SEGUROS. tendrá por no presentada la solicitud.

 

Parágrafo Segundo: CALMA AGENCIA DE SEGUROS.  tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte incompleta o inexacta.

 

 

ARTICULO 18. SUPRESION DE DATOS.

 

El Titular tiene el derecho en todo momento, de solicitar a CALMA AGENCIA DE SEGUROS., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

2012. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

 

1. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

 

1. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamiento realizados por CALMA AGENCIA DE SEGUROS.

 

Parágrafo Primero: CALMA AGENCIA DE SEGUROS. podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario en atención al deber legal que le asiste al Titular que tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de CALMA AGENCIA DE SEGUROS. Igualmente, CALMA AGENCIA DE SEGUROS. podrá negar la supresión del dato, cuando su eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.

 

 

 

ARTICULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION.

 

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, mediante los canales establecidos anteriormente.

 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CALMA AGENCIA DE SEGUROS. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como para fines comerciales o educativos.

 

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

 

 

CAPITULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

 

ARTICULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

Según lo establecido en la Ley 1581 de 2012, CALMA AGENCIA DE SEGUROS. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

ARTICULO 21. IMPLEMENTACION DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

 

1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los datos protegidos.

 

2012. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

 

1. Funciones y obligaciones del personal.

 

1. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

 

1. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación (back up) de los datos.

 

1. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad.

 

 

CAPITULO VI. DISPOSICIONES FINALES

 

ARTICULO 22. AREA ENCARGADA DE LA PROTECCION DE DATOS.

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS designa al área de Tecnología de la información para cumplir la función de protección de datos personales.

 

ARTICULO 23. AREA ENCARGADA DE LAS SOLICITUDES, CONSULTAS, RECTIFICACION, ACTUALIZACION Y SUPRESION DE DATOS.

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS designa a servicioalcliente@calma.com.co para cumplir el trámite de solicitudes, consultas, rectificaciones, actualizaciones y supresión de datos por parte de los titulares.

 

ARTICULO 24. El presente manual rige a partir de su primera publicación

 

 

 

 

 

ANEXO 1

MODELO AVISO DE PRIVACIDAD

 

 

Información de Contacto:

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS

Domicilio principal: Calle 93 A No 11-36 Piso 3. Bogotá.

Correo electrónico: servicioalcliente@calma.com.co

Línea de atención al cliente Bogotá: + 57 1 7452698

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS. como responsable del tratamiento de los datos personales de sus Consumidores compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula, divulga y/o ofrece información de datos personales, durante la relación contractual, con posterioridad a ella y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación:

 

1. Ofrecimiento, celebración, ejecución, gestión de contratos de seguros, intermediación de seguros, intermediación de reaseguros y/o servicios de consultoría en riesgos.
2. Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración y/o renovación de contratos de seguros. En este caso CALMA AGENCIA DE SEGUROS tomará las medidas necesarias para que los receptores de los datos cumplan con el manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de información.
3. Contacto para realizar la vinculación como contratista o proveedor.
4. Control y prevención del fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo.
5. Elaboración de estudios técnico actuariales, estadísticas y de técnica aseguradora.
6. Elaboración de reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de los contratos de seguros celebrados.
7. Transferir y almacenar información a otros países diferentes a Colombia.

 

De acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten como Titular de datos personales son:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CALMA AGENCIA DE SEGUROS Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CALMA AGENCIA DE SEGUROS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por CALMA AGENCIA DE SEGUROS., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

CALMA AGENCIA DE SEGUROS. ha creado un Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales en el que se definen, entre otros, los principios que cumplirán al transferir, recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad u operación con datos personales y los mecanismos para que los ejerzan. Este manual puede ser solicitado al correo servicioalcliente@calma.com.co